Toimiva neuvotteluhuone palvelee yrityksen sisäisiä kokouksia sekä etäyhteyksin toteutettavia videoneuvotteluita. On tärkeää, että tekniikka on helppokäyttöistä ja toimintavarmaa.
Neuvotteluhuonetta suunniteltaessa on huomioitava mm.
- Neuvotteluhuoneen koko, muoto ja kalusteiden sijoittelu
- Pääasiallinen käyttötarkoitus
- Henkilömäärä
- Akustiikka
- Valaistus
- Esitystekniikan laatuvaatimukset
- Esitystekniikan käyttökokemus
- Esitystekniikan- ja huoneen siisteys
Neuvotteluhuoneen esitystekniikka
Helppokäyttöisessä neuvotteluhuoneessa esitystekniikan käynnistäminen onnistuu automaattisesti kytkemällä tietokone esitystekniikkaan tai vaihtoehtoisesti yhdellä napin painalluksella. Hyvin suunnitellussa neuvotteluhuoneessa huomioidaan myös käyttäjämäärän vaatimat nettiyhteydet. Esitystekniikkaan liittyminen on mahdollista toteuttaa langallisesti tai langattomasti.
Kelautuvilla kaapeliratkaisuilla ja tyylikkäillä liityntä- ja virtapisteet piilottavilla kaivoratkaisuilla on neuvotteluhuone aina siisti, edustava ja viihtyisä.
Neuvotteluhuoneen näyttökoko, oikea näyttömäärä ja näyttöjen sijoittelu ovat tärkeitä asioita, jotta kaikki kokoukseen osallistujat pystyvät tehokkaasti seuraamaan ja osallistumaan kokoukseen. Videoneuvottelu asettaa omat vaatimuksensa näytöille ja monesti videoneuvottelu onkin toimivinta osioida siten, että toinen näyttö esittää videoneuvottelun esitysmateriaalia ja toinen kamerakuvaa.
Tilan käyttötarkoitus, muoto, koko ja osallistujamäärä määrittelevät tilaan parhaiten soveltuvan näyttöratkaisun. Neuvotteluhuoneisiin soveltuvia näyttöratkaisuja ovat esimerkiksi.:
- Ammattitason näyttö
- Videoprojektori
- Videoseinä
- Led-seinä
Laadukas videoneuvottelu on nyt tärkeämpää kuin koskaan ennen! Neuvotteluhuonetta suunniteltaessa on tärkeää valikoida tilaan ja käyttötarkoitukseen parhaiten soveltuva videoneuvotteluratkaisu.
Videoneuvotteluratkaisu on mahdollista toteuttaa siten, että siihen liitytään omalla koneella (BYOD), natiivina videoneuvottelulaitteena joka liittyy itsenäisesti kokoukseen, tai tarpeen mukaan edellä mainittujen yhdistelmänä. Videoneuvottelulaitteistossa on tärkeää huomioida kameran ja mikrofonin sopivuus tilan kokoon ja akustiikkaan.
Neuvotteluhuoneen valaistus ja akustiikka
Valaistus on neuvotteluhuoneessa tärkeässä asemassa. Esimerkiksi biometrisesti ja luonnollista vuorokausirytmiä tukevalla valaistuksella (Brainlit) on mahdollista vaikuttaa ihmisten vireystilaan ja sitä kautta kokousten sujuvuuteen ja tehokkuuteen. Laadukas ja luonnonmukainen valaistus tukee myös videoneuvottelua, koska huonossa valaistuksessa laadukkaimmankaan kameran kuvanlaatu ei ole hyvä ja luonnollinen.
Laadukas akustiikka on tärkeä osa neuvotteluhuonetta. Kaikuisa tila on sekä epämiellyttävä paikalla oleville osallistujille ja heikentää videoneuvottelun äänenlaatua. Akustiikkaan on helppo vaikuttaa pintamateriaaleilla ja kalustuksella. 4Businekselta saat akustiikkasuunnittelun lisäksi tyylikkäitä ja yrityksen brändiä tukevia akustointimateriaaleja.
Neuvotteluhuoneen varausjärjestelmä
Neuvotteluhuoneiden varaus on helppo toteuttaa erillisellä tilanvarausjärjestelmällä, joka on mahdollista yhdistää osaksi kalenteria tai toteuttaa myös mobiilisti. Monipuolinen varausjärjestelmä sisältää myös raportoinnin, josta on helppo tarkastella esimerkiksi tilojen varauksia, käyttöasteita tai vaikka kokouksen ilmanlaatua. Monipuolinen tilanvarausjärjestelmä sisältää myös sujuvan työpisteen varausmahdollisuuden, joka toteutetaan kalenterivarauksena, mobiilivarauksena tai helposti esimerkiksi toimipisteen varaussensoreilla.