Opas toimitila­hankkeen suunnittelun tueksi

Kokoustiloihin panostetaan yhä enemmän ja hyvin toimiessaan niillä on selkeä lisäarvo tapaamisten onnistumisessa. Kokoustilojen kirjo on laajentunut koko ajan ja nykyään ymmärrämme, että on paljon eri luonteisia neuvotteluja, joita tilojen toivotaan tukevan. Erityisessä suosiossa ovat esimerkiksi rennot ja epäviralliset tilat, sekä yhden tai kahden hengen minitilat. Kokoustilojen koko on pienentynyt, koska nykyisin pidetään enemmän pientiimien tapaamisia, kuin suuria tiloja vaativia useiden henkilöiden kokouksia.

Tilatarpeiden kartoittaminen

Kokoustilojen suunnittelussa ensimmäinen tehtävä onkin arvioida, millaisia tiloja työympäristössä tarvitaan. Arviointia helpottaa nykyisten tilojen käyttöasteen tutkiminen ja henkilöstölle kohdistettu kyselytutkimus tilatarpeista. Valmisteluvaiheessa erilaisia tila- ja työpisteratkaisuja voidaan pilotoida myös esimerkiksi Taitori Sense tilankäytön kartoituksella, jossa sensoreiden avulla saadaan tarkkaa dataa erityyppisten testattavien tilojen käyttöasteesta pilottijakson aikana.

Sensoreita voidaan hyödyntää myös toimitilahankkeen valmistuttua ja niiden avulla voidaan vaikkapa löytää vapaita neuvotteluhuoneita tai työpisteitä. Sensoreiden avulla voidaan koostaa tilankäytön raportteja, tai jopa tutkia mahdollisia ympäristöolosuhteiden vaikutuksia tilankäyttöön.

Tilan­hallinta ja tilojen löytäminen – Smart office

On yleistä, että tilojen varaaminen koetaan vaikeaksi, tiloja on varattuna vaikkei siellä ole ketään, tai tiloja käytetään vaikkei niitä ole varattu. Tällainen toiminta laskee merkittävästi tehokkuutta ja aiheuttaa kustannuksia. Taitori tilanhallintajärjestelmän avulla voidaan toimitiloihin toteuttaa moderni smart office -ympäristö, jossa tilojen tai työpisteiden varaaminen onnistuu kalenterikutsua tehtäessä, aulatilojen koontinäytöiltä tai neuvottelutilojen ovenpieliin asennetuista varausnäytöistä. Mikäli varausta ei vahvisteta tilaan saavuttaessa, tai tilassa ei havaita varausaikana läsnäoloa sensoreilla, vapautuu tila varattavaksi. Lisäksi Taitori smart office alustaan on mahdollista lisätä vaikkapa tilojen vuokrausmahdollisuus asiakkaille, sekä esimerkiksi tarjoilutilaukset kokouksiin.

4Business_VR-IsoPaja_2019-00037

Suurissa toimitiloissa ja kampusalueilla vapaiden tilojen löytämisen lisäksi haasteeksi voi muodostua perille löytäminen. Kotimainen Steerpath wayfinding sisätilojen paikannusjärjestelmä on täsmäratkaisu tähän ongelmaan. Voit valita haluamasi työpisteen, tilan tai kohteen esimerkiksi mobiilisovelluksesta ja se johdattaa sinut karttapohjalla helposti valitsemaasi kohteeseen.

Perusratkaisu pieniin tiloihin

Tilojen varustelu on mielekästä aloittaa perusratkaisusta: Riittävän suuri ja laadukas ammattinäyttö, joka käynnistyy automaattisesti kun henkilökohtainen tietokone liitetään pöytäkaivosta kelautuvaan käyttökaapeliin. Kaapeliin kiinnitetty adapterinippu varmistaa yhteensopivuuden erilaisiin tietokoneisiin. Lisäksi tilaan valitaan tietokoneeseen liitettävä etäneuvottelulaite, johon on integroitu kaiuttimet, mikrofonit ja kamera. Tämä on yksinkertainen ja varmatoiminen ratkaisu, joka toimii niin Teams, Google Meets, kuin kaikissa muissakin etäneuvotteluratkaisuissa.

polycom-studio-app-01-sm

Usein todetaan, että pienessä tilassa pärjätään läppärin kameralla, mikillä ja kaiuttimilla. Silloin äänen ja kuvanlaatu ei ehkä edusta yrityksen ja brändin arvolle soveliasta laatutasoa. Kamera on suunnattu alhaalta ja sumeassa kuvassa näkyy vain läppärin käyttäjän kasvot. Laadukas pienen tilan yhdistelmälaite maksaa alle tuhat euroa, joten suosittelemme harkitsemaan tätä investointia myös pieniin neuvottelutiloihin, tai jopa kotitoimistoihin. Polyn, Logitechin ja Jabran all-in-one -ratkaisut ovat markkinoiden suosituimpia.

Langa­tonta esittä­mistä luotet­tavasti – Se on mahdol­lista

Sen lisäksi, että läppäriin kiinnitettävä käyttökaapeli tulee neuvottelupöytään integroidusta laadukkaasta pöytäkaivosta, voi tämän lisäksi vaihtoehtona olla langaton ratkaisu. Rennoissa tiloissa, kuten vetäytymistiloissa, langaton ratkaisu voi hyvinkin olla jopa ainoa sisällönjakotapa. Uusi Barco ClickShare Conference on langattoman jakamisen ikoni ja sen lisäksi suositeltavia ratkaisuja ovat esimerkiksi Miracast ja Airplay -yhteensopiva AirServer Connect sekä Benq Instashow. Jälkimmäisissä vaihtoehdoissa ei tietokoneelle tai mobiililaitteelle asenneta ollenkaan jakamiseen tarvittavia sovelluksia, eli ne toimivat myös tietoturvavaatimuksiltaan erittäin tiukoissa organisaatioissa. Näitä tuotteita ei välttämättä tarvitse liittää yrityksen omaan verkkoon, vaan ne luovat tarvittaessa itse oman yhteyspisteensä. Helppoa ja turvallista.

4Business_VR-IsoPaja_2019-00008

Ratkaisuja keskisuuriin ja muuttuviin tiloihin

Keskisuurissa kokoustiloissa ja esimerkiksi projekti- tai tiimitiloissa suunnittelulähtökohdaksi kannattaa ottaa helppokäyttöinen huoneeseen kiinteästi sijoitettava etäneuvottelujärjestelmä ja mahdollinen apunäyttö. Apunäyttö voi samalla olla kosketusnäyttö, jolloin sen käyttömahdollisuudet ovat erittäin monipuolisia. Etenkin luovaan työhön ja projektipalavereihin kosketusnäyttö on ykkösvaihtoehto paperittomassa maailmassa. Samsung Flip ja kotimainen Yeti Tablet ovat loistavia vaihtoehtoja, kun kokoukseen halutaan action pointeja ja visuaalisuutta. Yhdessä vaikkapa Polyn videoneuvottelujärjestelmän tai Logitechin Teams Rooms -järjestelmän kanssa kosketusnäyttö mahdollistaa luonnostelun, käsin kirjoitetut muistiinpanot ja muita toimintoja jopa etäneuvoteluun reaaliaikaisesti jaettuna. Materiaalin jakaminen osallistujille sähköpostitse tai pilvipalveluihin onnistuu helposti suoraan kosketusnäytöstä.

4Business_VR-IsoPaja_2019-00001

Etäneuvotteluratkaisua ja äänentoistoa suunniteltaessa suurempi tila, kasvanut osallistujamäärä ja jopa muuttuva huonejärjestys aiheuttavat haasteita. Erilliset kaiuttimet ovat tähän käyttötarkoitukseen paras vaihtoehto. Suomalaiset Genelecin aktiivikaiuttimet ovat sirot kooltaan, mutta luovat poikkeuksellisen tarkan äänentoiston ja luonnollisen puheäänentoiston hiljaisillakin äänenvoimakkuuksilla. Genelec 4000-sarjan aktiiviset asennuskaiuttimet ja uudet Smart IP -verkkoon kytkeytyvät aktiivikaiuttimet sopivat erinomaisesti kaikkiin kokoustiloihin. Kestävä kehitys, ympäristöarvot ja minimoitu tuotteen elinkaaren aikainen hiilijalanjälki ovat Iisalmessa sijaitsevassa, 100% uusiutuvalla energialla lämpiävässä tehtaassa toiminnan lähtökohtia.

Kiinteän etäneuvottelujärjestelmien mikrofonien valitsemiseen ja sijoitteluun kannattaa kiinnittää erityistä huomiota. Mikäli neukkaripöytä sijoittuu kiinteästi huoneeseen, voidaan käyttää

etäneuvottelujärjestelmän pöytäpuhelimen tai keskusyksikön integroituja mikrofoneja. Pitkille neuvottelupöydille on saatavissa lisämikkejä. Jos huoneen pöytäjärjestys muuttuu tarpeen mukaan, esimerkiksi projekti-, koulutus- tai tiimitiloissa, on paras vaihtoehto käyttää kattomikrofoneja. Sennheiser TeamConnect Ceiling 2 on erinomainen vaihtoehto ja sen 28 mikrofonikapselia suuntaavat mikrofonin keilan automaattisesti puhujaan, vaimentaen ympäristön hälyääniä. Yhdellä TeamConnect Ceiling 2 kattomikrofonilla voidaan kattaa jopa 60m2 pinta-ala.

Monitilatoimiston akustinen ympäristö aiheuttaa haasteita

Toimitilojen ja neuvottelutilojen akustointiin on syytä kiinnittää huomiota. Kaikuisa ja hälyisä tila aiheuttaa henkilöstölle väsymystä ja keskittyminen sekä työhyvinvointi kärsivät. Kaikuisissa neuvottelutiloissa haasteena on myös puheäänen selkeys etäneuvotteluissa. Lähtökohtaisesti etäneuvottelukäytössä tilojen tulisi olla hyvin akustoituja ja tähän tarkoitukseen erittäin laadukkaita ja ympäristöystävällisiä ratkaisuja tarjoaa Konto, joka tuottaa Karviassa akustointimateriaaleja kotimaisesta turpeesta. Akustolevyt ovat peruskokojen lisäksi muotoiltavissa vesileikkaamalla ja värjättävissä halutulla värillä. Konton akustointimateriaalista voidaan myös tehdä esimerkiksi logoja tai niihin voidaan printata valokuvia. Vain mielikuvitus on rajana.

Monitilatoimissa avotyöskentelytilat aiheuttavat tehohäviöitä. Keskittyminen häiriintyy helposti, kun ympärillä keskustellaan ja huomio kiinnittyy väistämättä välillä ympäristön hälinään. Ongelmaa voidaan vähentää peittoäänijärjestelmällä, jossa avotilaan tarkoin sijoitetun kaiutinjärjestelmän avulla tuotetaan peittoäänisignaalia, joka heikentää muiden henkilöiden keskustelujen ymmärrettävyyttä ja siten auttaa keskittymään omaan työhön paremmin. Tämä on erittäin toimiva tapa parantaa työtehokkuutta ja -hyvinvointia.

Suurten tilojen näyttöratkaisut kehittyvät vauhdikkaasti

Suuremmissa kokoustiloissa ja etenkin auditorioissa kuvalähteenä on aikaisemmin pääsääntöisesti käytetty videoprojektoria suurta kuvaa tavoiteltaessa. Ammattinäyttöjen suurin kustannustehokkaasti saatavilla oleva koko on tällä hetkellä 98” ja kun se ei riitä, on vaihtoehtona koota useasta näytöstä yksi iso videoseinä. Uusin teknologiamahdollisuus suuren kuvan rakentamiseksi on LED-seinä. LED-seinä on kompromissiton vaihtoehto suuren kuvapinnan mahdollistamiseksi ja hintataso on laskenut hurjasti viime vuosien aikana. Samsung LED -seinään pääset tutustumaan esim VR:n kultturikahvilassa Helsingin päärautatieasemalla, jossa esillä on 1,5 mm pikselietäisyydellä varustettu LED-seinä. Tämä pikselitarkkuus näyttää hyvältä myös läheltä, jopa alle kolmen metrin päästä tarkasteltaessa. LED-seinän pikselietäisyys valitaan halutun käyttötarkotuksen ja minimikatseluetäisyyden mukaisesti. Erikoisuutena LED-kabineteista voidaan koota myös vapaasti eri muotoisia, sekä jopa nurkkien ympäri kiertäviä näyttöpintoja. Myös kaarevia näyttöpintoja on mahdollista toteuttaa ja palaammekin näihin erikoisempiin toteutuksiin tulevissa blogiteksteissämme.

4Business_VR-IsoPaja_2019-00019

Sisällönhallinta ja digitaalinen ulkomarkkinointi

Sisältöjen esittämiseen liittyvät digital signage -ratkaisut ovat toimitiloissa tapahtuvan audiovisuaalisen viestinnän kulmakivi. Samsung ja LG valmistamien, sisä- ja ulkokäyttöön soveltuvien ammattinäyttöjen, ikkunanäyttöjen, videoseinien ja LED-seinien kirjo on laaja ja sisältöjenhallinta onnistuu helposti keskitetysti Qem Softwaren ja Galaxon sisällönhallinta- ja esitysalustoilla. Näillä työkaluilla mahdollistetaan sisältöjen ajastaminen, keskitetty hallinta, templatepohjaisen markkinoinnin rakentaminen suoraan hallintaportaalissa, sekä jopa BI-datan visualisointi yrityksen sisäiseen viestintään.

Käyttäjä­kokemus keskiössä

Yksittäisiä tuotteita on helppoa vertailla, mutta erittäin paljon toimivuuteen, tehokkuuteen ja käyttökokemukseen vaikuttavia asioita, kuten helppokäyttöisyyttä, luotettavuutta ja asennustyöjälkeä on sitävastoin paljon vaikeampia arvioida ennalta. Toimiiko järjestelmä aina luotettavasti suunnitellulla tavalla, ovatko kaapelit ja laitteet asennettu laadukkaasti ja onko työnjälki huoliteltua? Edellä mainituista asioista varmistuakseen on suositeltavaa tutustua yhdessä toimittajaehdokkaan kanssa heidän toteuttamaansa tuoreeseen kohteeseen ja keskustella siellä käyttäjäkokemuksista

Käyttäjäkokemukseen ja kustannustehokkuuteen vaikuttaa merkittävästi laitteiden ja järjestelmien toimintakunto. Siksi kannattaa jo suunnitteluvaiheessa huomioida, että elinkaaren aikainen ylläpito ja ennakoivat huoltotoimet ovat mukana hankekokonaisuudessa. Luotettava toimittaja tarjoaa asentamilleen kokonaisuuksille huolto- ja elinkaaripalvelua, joka takaa huolettomat palaverit, maksimoi tehokkuuden ja minimoi elinkaaren aikaiset yllättävät kustannukset.

Kun smart office tilojen hallintaratkaisut ovat kunnossa ja esitystekniikka toimii aina luotettavasti, on iso osa haasteista voitettu. Lisäksi toimitamme tilaan sopivat kalusteet Iskulta, herkullista kahvia ja kahvikoneita Pauligilta, virkistävää päivänvaloa innovatiivisista BrainLit-valopaneeleista, ilmaa puhdistavia viherseiniä Naavalta, leasingrahoituspalvelut Grenkeltä, sekä paljon muuta. Otathan yhteyttä, autamme mielellämme.

Huoleton elinkaari on elinvoimaa