Toimivat tilat heijastuvat myös asiakaskokemukseen
Panostaminen toimitilojen suunnitteluun ja toteutukseen ei ainoastaan paranna työntekijöiden arkea, vaan luo myös pohjan erinomaiselle asiakaskokemukselle. Asianajotoimisto Krogeruksen ja 4busineksen yhteistyössä toteutettu toimitilaprojekti on malliesimerkki siitä, miten huolellisesti suunnitellut ja toimivalla teknologialla varustetut työtilat edistävät sekä jokapäiväistä työskentelyä että asiakkaiden kohtaamisia.
– Meillä ei tarvita porkkanaa kepin päähän, että ihmiset haluavat tulla toimistolle. Kaikki työhuoneet ovat viimeisen päälle ja asiakasneuvottelutilat on mietitty tarkkaan. Tilat ovat kutsuvia ja helppoja käyttää. Juristit tekevät substanssityön asiakastapaamisissa, sekä toimistoillamme että etänä. Helsingin toimistolla voimme järjestää jopa yli kahdensadan hengen asiakastilaisuuksia. Tilat ovat skaalautuvat ja kaikissa on mahdollisuus etäneuvotteluihin. Toimistojen AV-tekniikassa on otettu mittava hyppy, kertoo Krogerus Oy:n ICT-spesialisti Ville Väänänen.
Helppokäyttöisyys asettaa huollolle lisävaatimuksia
– 4business oli mukana projektissa jo silloin, kun Helsingin toimiston seinät olivat vielä betonilla. Yhdessä huonekalusuunnittelijan kanssa pöydät ja kalusteet tehtiin niin, että AV-kalusteet mahtuvat lukkojen taakse ja piuhat ovat piilossa. Asiakkaan tarvitsee vain liittää oma tietokoneensa adapteriin; näkyvillä ovat ainoastaan pöydällä olevat liittimet ja mikrofonit katossa. Näin halusimme varmistaa, että laitteistot pysyvät turvassa ja asetukset kohdillaan. Vain meidän oma it-porukkamme ja 4busineksen huoltotiimi pääsevät laitteisiin käsiksi. Mutta kehittynyt tekniikka tarkoittaa sitä, että huollot ovat vaikeampia kuin mitä itse pystymme tekemään, Väänänen sanoo.
Jos neukkarissa ovat laitteet tai johdot rikki, paikalle kutsutaan 4busineksen huolenpitopalvelu. Vasteajat ovat toteutuneet sopimuksen mukaan, ja huollon on saanut aina kiinni.
Neuvottelutilat ovat jatkuvasti käytössä, joten vuosihuolloille varataan vuoden välein oma kalenteriaikansa. Vaikka laitteet olisivat toimineet päällisin puolin moitteettomasti, vuosihuollossa löytyy usein jotain korjattavaa. Esimerkiksi adapterit ja johtokelat kuluvat ahkerassa käytössä. Ennakoimalla perusinfra pysyy hyvässä kunnossa ja tilat on saatu toimintavarmoiksi.
4busineksen huolenpitopalvelu vapauttaa erittäin paljon it-tuen aikaa liiketoimintakriittisempiin tehtäviin.
Sekä tarpeet että tekniikka kehittyvät
– Uusia toimitiloja alettiin suunnittelemaan vuonna 2020. Muutimme marraskuun 2021 alussa, jolloin käytössä oli uusinta tekniikkaa. Mutta meillä ovat sekä tilojen käyttötarkoitukset että tarpeet muuttuneet kahdessa vuodessa. Kommunikoin lähes kuukausittain erityisesti Santeri Nikkasen kanssa, joka on ollut projektissa mukana alusta alkaen. Tasainen palvelutaso on pysynyt kasvusta huolimatta. Yhteistyö Santerin, Lari Pakkasen ja tiimin kanssa sujuu tyylikkäästi, toimimme hyvässä yhteisymmärryksessä, Väänänen kertoo.
– Vaikka AV-laitteiden tietoturvariski ei olekaan suuri, tietoturvan kannalta on tärkeää, että laitteita pystytään päivittämään. Myös valmistajien tuki on oleellista. Toimintavarmuus on suurin kompastuskohta laitteiden vanhenemisessa. Toisaalta uudemmilla laitteistoilla pystymme palvelemaan henkilöstöämme entistä paremmin. Päivitettävyys on olennainen asia uusia laitteita hankittaessa – helpotan sillä omaa työtäni, jatkaa Väänänen.
Krogerus ja 4Business
Krogerus on yksi Suomen johtavista liikejuridiikan asianajotoimistoista, jossa uskalletaan tehdä asiat toisin uudistaen samalla alan toimintatapoja inhimillisenä, käytännönläheisenä ja vastuullisena toimijana. Hoidamme laajasti erilaisiin yritysjärjestelyihin, riidanratkaisuun ja viranomaissääntelyyn liittyviä toimeksiantoja. Olemme säännöllisesti mukana markkinoiden merkittävimmissä ja haastavimmissa toimeksiannoissa.
4busineksen 4Care+ huolenpitopalvelu auttaa varmistamaan toimivan toimistoympäristön ja ylläpitämään sujuvaa hybridityötä. Saumaton yhteistyö Krogeruksen kanssa mahdollistaa sen, että krogeruslaiset voivat keskittyä omaan työhönsä.