Neuvotteluhuoneen tekniikan pitäisi helpottaa kokousta, ei viedä osallistujien huomiota. Kun kuva, ääni ja sisällön jakaminen toimivat vaivattomasti, kokoukset alkavat ajoissa ja etäosallistujat voivat osallistua tasavertaisesti.
Toimiva kokonaisuus suunnitellaan tilan, käyttäjien ja kokoustapojen perusteella – ei vain yksittäisiä laitteita valitsemalla.
Yhtenäinen käyttökokemus kaikkiin tiloihin
Organisaatiossa voi olla pieniä vetäytymistiloja, tavallisia neuvotteluhuoneita ja suuria monitoimitiloja. Niiden tekniset tarpeet vaihtelevat, mutta käyttökokemuksen pitäisi säilyä mahdollisimman samanlaisena.
Hyvin suunnitellussa neuvotteluhuoneessa käyttäjä voi:
- liittyä kokoukseen vaivattomasti
- jakaa sisältöä langattomasti tai kaapelilla
- nähdä ja kuulla kaikki osallistujat selkeästi
- käyttää organisaation tuttuja kokousalustoja
- tarkistaa tilan varaustilanteen helposti.
Yhdenmukaiset ratkaisut vähentävät käyttökatkoja, tukipyyntöjä ja henkilöstön koulutustarvetta.
Ääni ratkaisee kokouksen laadun
Laadukas näyttö tai kamera ei yksin takaa onnistunutta etäkokousta. Jos puhe ei kuulu selkeästi, keskustelu hidastuu ja etäosallistujat jäävät helposti sivuun.
Mikrofonit, kaiuttimet ja tilan akustiikka on siksi suunniteltava kokonaisuutena. Ratkaisussa huomioidaan huoneen koko, osallistujamäärä, kalustus ja pintamateriaalit. Myös kameran sijoittelulla on merkitystä: etäosallistujan pitäisi nähdä puhujat luonnollisesti ilman jatkuvaa kameran säätämistä.
Helppokäyttöisyys syntyy hyvästä suunnittelusta
Tavallisen kokouksen aloittamisen ei pitäisi vaatia erillisiä käyttöohjeita. Selkeä käyttöliittymä, automaattisesti toimivat laitteet ja yhdenmukaiset tilat tekevät tekniikasta luontevan osan työpäivää.
Ratkaisun pitää sopia myös organisaation nykyiseen ympäristöön, kuten Microsoft Teamsiin tai Zoomiin. Keskitetty hallinta helpottaa laitteiden päivittämistä, valvontaa ja ongelmatilanteiden ratkaisemista.
Castrén & Snellman: toimintavarmuutta vaativaan asiakastyöhön
Asianajotoimisto Castrén & Snellmanille neuvottelutilojen toimintavarmuus, helppokäyttöisyys sekä laadukas ääni ja kuva ovat tärkeä osa asiakaskokemusta. Vuonna 2019 alkanutta yhteistyötä jatkettiin vuonna 2024, kun asiakastilojen tekniikkaa uudistettiin vastaamaan nykyisiä tarpeita.
Neuvottelutiloihin asennettiin uudet videoneuvottelulaitteet, jotka tukevat sujuvaa hybridityöskentelyä. Tekniikka sovitettiin huolellisesti osaksi sisustusta: esimerkiksi kaapelikeloille toteutettiin yksilölliset kiinnitykset, joiden ansiosta pöytäpinnat pysyvät siisteinä ja tarvittavat liitännät helposti käytettävissä.
Uudistuksessa huomioitiin myös kestävä kehitys ja laitteiden elinkaari. Käyttökelpoista tekniikkaa huollettiin ja käytettiin uudelleen, kun taas elinkaarensa päähän tulleet ratkaisut korvattiin toimintavarmemmilla vaihtoehdoilla. Järjestelmien jatkuvaa toimintaa tukee 4care+-huolenpitopalvelu.
”Tekniikan on toimittava saumattomasti ja eri tilojen on oltava käyttökokemukseltaan yhdenmukaisia, kun 300 ammattilaista työskentelee asiakkaidensa menestystarinoiden eteen”, Castrén & Snellmanin ICT-asiantuntija Mikko Kurhela kertoo.
Ilmatar Energy: modernia tekniikkaa suojeltuun arvokiinteistöön
Ilmatar Energyn pääkonttori sijaitsee Alvar Aallon suunnittelemassa, Museoviraston suojelemassa Kanavaranta 1:n rakennuksessa. Toimitiloihin toteutettiin yhtenäiset ja helppokäyttöiset AV-ratkaisut, jotka tukevat lähi- ja etätyön yhdistämistä erilaisissa neuvottelu-, työskentely- ja kohtaamistiloissa.
Suojeltu ympäristö edellytti luovaa suunnittelua. Näytöille, kameroille ja kaiuttimille valmistettiin räätälöityjä kiinnityksiä, joiden avulla tekniikka voitiin asentaa rakennuksen historiallista ilmettä kunnioittaen. Esimerkiksi hallituksen neuvotteluhuoneen laitteet integroitiin erilliseen kalusteeseen ilman muutoksia suojeltuihin pintoihin.
Uudistuksessa hyödynnettiin mahdollisimman paljon Ilmattaren aiemman toimiston käyttökelpoisia laitteita. Tämä pienensi sekä kustannuksia että ympäristövaikutuksia. Kokonaisuuteen kuuluivat myös toimiston äänentoisto, tilavarausjärjestelmät ja hybriditapahtumia tukeva tekniikka. Toimintavarmuudesta huolehditaan 4care+-palvelulla.
”Voimme suositella 4businesta kumppaniksi myös erittäin haastaviin hankkeisiin”, Ilmattaren Mikko Toivanen ja Vesa Lepola kiteyttävät.
Neuvotteluhuone, joka toimii myös tulevaisuudessa
Castrén & Snellmanin ja Ilmatar Energyn toteutukset osoittavat, että toimiva neuvotteluhuone on enemmän kuin kokoelma laitteita. Onnistunut ratkaisu yhdistää helppokäyttöisyyden, laadukkaan äänen ja kuvan, tilan arkkitehtuurin sekä järjestelmien hallitun elinkaaren.
Paras lopputulos syntyy, kun tilat kartoitetaan ennen laitevalintoja ja kokonaisuus suunnitellaan yhdessä kokeneen AV-kumppanin kanssa.
Haluatko sujuvammat ja toimintavarmemmat neuvottelutilat?
Ota yhteyttä 4businessiin ja pyydä neuvotteluhuoneiden kartoitus.