Videoneuvotteluratkaisut ja -alustat

Nykyisin suurin osa palavereista järjestetään etä- tai hybridikokouksena. Laadukkaasti toteutettu videoneuvottelu on erinomainen keino säästää aikaa ja kustannuksia. 4business on ollut asiakkalleen jo pitkään etätyön mahdollistaja. Koronapandemian myötä videoneuvotteluiden toimivuus, helppokäyttöisyys ja luotettavuus on tärkeämpää kuin koskaan ennen. Videoneuvotteluratkaisut voidaan jakaa karkeasti kolmeen osaan:

1. natiivisti tiettyä videoneuvottelualustaa tukevat järjestelmät 
2. omaa tietokonetta hyödyntävät BYOD (Bring Your Own Device) -laitteistot
3. edellisen yhdistelmät. 

Suunnittelemme ja toteutamme sinun yrityksellesi parhaiten soveltuvat ja yksilölliset videoneuvottelujärjestelmät – asiakaslähtöisesti, kokemuksella ja ammattitaitoisesti!

Tunnetuimmat videoneuvottelualustat

Videoneuvottelualustoja on lukuisia, joista tunnetuimpia ovat Microsoft Teams, Google Meet, Zoom ja Cisco Webex.

Videoneuvottelulaitteistoa suunniteltaessa huomiomme aina nämä tärkeät asiat:

1. asiakkaan toiveet ja yrityskulttuurin, 
2. alustan erityispiirteet, 
3. osallistujien määrän, 
4. optimaalisen toimintamallin, sekä
5. tilaan liittyvät vaatimukset. 

Alustakohtainen videoneuvottelujärjestelmä

Natiivisti tietyllä alustalla toimivan videoneuvottelujärjestelmän etuina on helppokäyttöisyys, kaikille yhdenmukainen käyttäjäkokemus sekä laaja valikoima ratkaisuja vaativimpiinkin tarpeisiin kaiken kokoisissa neuvottelutiloissa. 

Neuvotteluhuone kutsutaan palaveriin kalenterikutsua tehtäessä, samalla osallistujien kanssa. Kokouksen alkaessa neuvotteluun voidaan liittyä yhdellä kosketuksella neukkarin ohjauskosketusnäytöltä, jolloin myös esitystekniikka käynnistyy automaattisesti:

4Business tekee etäneuvotteluista helppoja! Kokous käynnistyy yhdellä kosketusnäytön painalluksella ja tekniikka käynnistyy automaattisesti.

Videoneuvottelulaitteet sisältävät usein moninäyttötuen parhaan mahdollisen neuvottelukokemuksen mahdollistamiseksi. Kokous voidaan jakaa automaattisesti kahdelle näytölle siten, että osallistujien kamerakuva näkyy toisella näytöllä ja jaettava sisältö esitetään toisella näytöllä. 

Monissa alustakohtaisissa videoneuvottelujärjestemissä on tarjolla myös yhteensopivuus muiden alustojen kokouksiin: esimerkiksi Microsoft Teams Rooms -laitteista voidaan liittyä helposti myös Zoom- ja Webex-kokouksiin. 

BYOD (Bring Your Own Device) -ratkaisut

Omalla tietokoneella käytettävän BYOD (Bring Your Own Device) -järjestelmän kiistaton etu on alustariippumattomuus. Etäneuvotteluun liitytään Teams, Meet, Zoom tai mitä muuta tahansa sovellusta käyttäen. BYOD-neuvottelutiloihin on tarjolla erittäin laaja valikoima erilaisiin tarpeisiin ja tiloihin soveltuvia kamera-, mikrofoni- ja soundbar-ratkaisuja. 4business tarjoaa myös helppokäyttöisiä langattomia BYOD-toteutuksia. 

BYOD-toteutuksen ja perinteisen videoneuvottelujärjestelmän huomioitava ero on kokoukseen osallistuvien henkilöiden tiedostojen jako neuvottelussa. Tätä varten osallistujan pitää liittyä neuvotteluun omalla koneellaan ja jakaa näyttö sovelluksen kautta.

Toteutamme nykyisin usein yhdistelmäratkaisuja, joissa yhdistyvät natiivin videoneuvottelujärjestelmän helppokäyttöisyys ja BYOD-ratkaisun alustariippumattomuus. Autamme mielellämme todellisen tarpeen kartoittamisessa ja suunnittelemme tilaan ja työskentelykulttuuriin sopivimman ratkaisun.

Videoneuvottelu vai Live Events?

Interaktiivisen videoneuvottelun lisäksi videoneuvottelualustat sisältävät usein erilaisia laajennusmahdollisuuksia, kuten esimerkiksi Microsoft Teams Live Events. Live Events -tapahtumassa on mahdollista määritellä erikseen esitysoikeudelliset osallistujat, sekä suoratoistotapahtuman seuraajat.

Live Events on kätevä tapa järjestää iso seminaari tai vaikkapa koulutus, ilman perinteisen videoneuvottelun häiriötekijöitä.

Hyvin suunniteltu videoneuvottelu- järjestelmä toimii oivallisesti myös Live Events -käytössä.

Videoneuvottelun kameravalinnat

Tarjoamme parhaan mahdollisen kameran tilan ominaisuudet huomioon ottaen.

Pienissä tiloissa käytetään pääsääntöisesti laajakulmaisia kiinteitä kameroita, kun taas suurempiin ympäristöihin sovelletaan usein moottoroituja PTZ (Pan Tilt Zoom) -kameroita.

Nykyisin tarjolla on myös yhdistelmälaitteita, joissa on tarjolla sekä laajakulmakamera, että moottoroitu zoom-kamera. Tällaiset laitteet ovat erityisen hyödyllisiä neuvotteluhuoneissa, joissa neuvottelupöytä on lähellä kameraa, mutta kauimmaiset istumapaikat ovat etäällä. 

Modernit kamerat sisältävät myös automatiikkaa, jonka avulla laajakulmakameralla näytetään yleisnäkymää tilasta ja zoom-kamera kohdistetaan puhujaan.

Toteutamme myös räätälöityjä monikamerajärjestelmiä, jolloin suuressa esitystilassa voi olla jopa yhdeksän videoneuvottelukameraa.

Videoneuvottelutilan äänentoistoratkaisut

Äänentoiston laadukkuutta ei voi tarpeeksi korostaa videoneuvotteluissa. Puheen ymmärrettävyys on prioriteetti äänentoistoratkaisuja suunniteltaessa.

Painotamme kaiutinvalinnoissa ennen kaikkea puheäänenlaatua ja huomioimme akustisen ympäristön, sekä tilan yksityiskohdat. 

Laadukkaimmissa toteutuksissa kaiuttimet sovitetaan yksittäin akustiseen ympäristöönsä ammattitasoisen mittalaitteiston ja prosessoreiden avulla. 

Mikrofonivalinnat teemme asiakkaan ja sisustussuunnittelijan toiveiden mukaisesti.

Videoneuvottelutilan laadukkaan äänentoisto- ja akustointiratkaisun tärkeyttä ei voi korostaa liikaa – Hyvä puheen ymmärrettävyys vähentää rasittumista, sekä väsymystä ja parantaa työtehokkuutta!

Yksinkertaisimmillaan kysymyksessä voi olla pienen neuvotteluhuoneen yhdistelmälaite, joka sisältää kameran, kaiuttimet ja mikrofonit. Suurempiin tiloihin siirryttäessä yleisiä toteutustapoja ovat pöytämikrofonit ja kattomikrofoniasetelmat.

Parhaimmat neuvottelukäyttöön suunnitellut mikrofonijärjestelmät poimivat huoneesta aktiivisen puhujan ja kohdistavat suuntauksen automaattisesti puhujaan, jolloin hälyäänet suodatetaan mahdollisimman tehokkaasti pois. 

Vastapuolen äänen kiertäminen kaiuttimista mikrofonien kautta takaisin puhujalle voi olla pahimmillaan erittäin ärsyttävä ilmiö ja pilata neuvottelukokemuksen kokonaan. Tällöin puhuja kuulee oman puheensa pienellä viiveellä.

Laadukkaassa videoneuvottelutilan äänentoistojärjestelmässä paluukaiku poistetaan digitaalisesti, jolloin osallistujat voivat keskittyä häiriöttä kokoukseen. Suurissa esitystiloissa puhuja voi käyttää henkilökohtaista mikrofonia. 

Videoneuvottelutilan valaistus

Videoneuvottelutilojen valaistusta suunniteltaessa on laadullisten asioiden, kuten värintoistoindeksin, välkkymättömyyden, luonnollisuuden ja valaistusvoimakkuuden lisäksi huomioitava energiatehokkuus ja ennen kaikkea valon biologinen vaikutus ihmisen vuorokausirytmiin, jaksamiseen ja hyvinvointiin. 

Videoneuvottelutilojen valaistusta suunniteltaessa on tärkeää huomioida laatuun vaikuttavat tekijät. Näihin kuuluvat:

• värintoistoindeksi
• välkkymättömyys
• luonnollisuus ja valaistusvoimakkuus
• energiatehokkuus
• valon biologinen vaikutus ihmisen vuorokausirytmiin, jaksamiseen ja hyvinvointiin

Vaikka neuvottelukameroiden automatiikka on kehittynyttä, teknisesti laadukkaalla valaistuksella on suuri merkitys videoneuvottelutilan toimivuuteen. Valaistuksen avulla mahdollistetaan luonnolliset värit ja minimoidaan häiritsevän jyrkät varjot.

Tasainen ja pinnoille sopivaksi suunniteltu valaistus auttaa minimoimaan kohinaa, värivirheitä ja muita kuvavääristymiä, joita aiheutuu huonosti valaistuissa tiloissa.